Opis Jednostki Realizującej Projekt

Uchwała nr 1-UE-2013 - przyjęcie procedury struktury organizacyjnej

Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu - MAO
Jest to osoba odpowiedzialna za zarządzanie całością przedsięwzięcia i jego prawidłową realizację w imieniu Beneficjenta w oparciu o zapisy umowy o dofinansowanie oraz wszystkie obowiązujące wytyczne Programu Operacyjnego i aktualne przepisy prawa. Pełnomocnik wykonuje swoje obowiązki poprzez Jednostkę Realizującą Projekt (JRP), na czele której stoi Inżynier Koordynator Projektu.
MAO odpowiada za prawidłową realizację Projektu, w tym za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne, monitorowanie realizacji projektu oraz jego wdrożenie.
Do zadań MAO należy:

1. nadzorowanie działań JRP;
2. zapewnienie realizacji projektu w pełnym zakresie, zgodnie z Umową o dofinansowanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego;
3. odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji poprzez podległą JRP;
4. potwierdzanie prawidłowości dokumentów dokumentujących wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości projektu;
5. reprezentowanie beneficjenta wobec IP, IW, IZ;
6. potwierdzanie prawidłowości przeprowadzenia postępowań o udzielanie zamówień związanych z realizacją projektu poprzez:
   • zatwierdzanie składu komisji przetargowej,
   • zatwierdzenie wyboru trybu postępowania przetargowego,
   • akceptację treści ogłoszenia o postępowaniu przetargowym,
   • akceptację SIWZ,
   • protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia,
7. akceptacja przedłożonych przez Inżyniera Koordynatora Projektu umów zawieranych przez Zarząd Spółki na usługi i roboty budowlane związane z realizacją projektu ;
8. nadzór nad prawidłową współpracą pomiędzy JRP a Wykonawcami,
9. monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji Projektu poprzez kontrolę przygotowanych przez Inspektora Nadzoru finansowych i rzeczowych wskaźników postępu prac (parafa), oraz monitorowanie zgodności realizacji Projektu z Umową i jej załącznikami oraz obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego;
10. akceptacja wniosku beneficjenta o płatność (wniosek o zaliczkę z rozliczeniem, zaliczkę bez rozliczania lub o refundację dotacji), w tym płatność końcową wraz z niezbędnymi dokumentami, warunkującymi przekazanie środków;
11. akceptacja dokumentów rozliczeniowych, w tym faktur, dotyczących ponoszonych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych Projektu, po ich wcześniejszej weryfikacji przez Inspektora Nadzoru i Koordynatora ds. Finansowych;
12. podpisywanie opisu dowodów księgowych do refundacji, które dostarczane są wraz z wnioskiem beneficjenta o płatność po weryfikacji i odpowiednim opisie dokonanym przez Inspektora Nadzoru Koordynatora ds. Finansowych i Inżyniera Koordynatora Projektu;
13. nadzór nad wdrożeniem wewnętrznych regulacji określających organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków komisji przetargowych.

Zakres zadań Jednostki Realizującej Projekt (JRP ):

1. przygotowanie Projektu od strony formalno-prawnej, technicznej i organizacyjnej, w tym przygotowanie i udział w przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień koniecznych dla jego realizacji;
2. zapewnienie realizacji Projektu w pełnym zakresie, zgodnie z Umową i jej załącznikami, z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego;
3. nadzór nad wdrażaniem wszystkich zadań inwestycyjnych w zakresie ich realizacji technicznej oraz finansowej;
4. współpracę z wykonawcami wszystkich zadań inwestycyjnych, które będą realizowane w ramach Projektu;
5. identyfikacja zagrożeń i reagowanie na nie;
6. współpracę ze wszystkimi jednostkami zaangażowanymi we wdrażanie projektów Funduszu Spójności, w tym NFOŚiGW, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Ministerstwem Finansów, a także Komisją Europejską;
7. realizację zadań promocyjnych i informacyjnych w ramach Projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi zasadami Funduszu Spójności;
8. zapewnienie finansowania Projektu uwzględniając różne jego źródła, dokonywanie płatności;
9. zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne Projektem oraz monitorowanie jego realizacji;
10. nadzorowanie przygotowania i realizacji umów związanych z wdrażaniem Projektu;
11. monitorowanie Projektu w okresie 5 lat po zakończeniu jego realizacji, tj. każdego roku przedstawianie raportu z osiągniętych efektów.

Skład JRP

• Inżynier Koordynator Projektu;
• Koordynator ds. finansowych;
• Radca prawny;
• Inspektor Nadzoru.

Zadania Inżyniera Koordynatora Projektu
Inżynier Koordynator Projektu pełni jednocześnie funkcję Kierownika JRP. Do zadań Inżyniera Koordynatora Projektu należy:

1. organizowanie, kierowanie, koordynowanie i nadzór nad pracami JRP;
2. bezpośredni nadzór nad prawidłową realizacją zadań przez JRP zgodnie z Decyzją Komisji Europejskiej i Umową o dofinansowanie projektu;
3. nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzaniem sprawozdań oraz wymaganych raportów z przebiegu i realizacji projektu wraz z dokumentacją finansowo – księgową Projektu oraz końcowego raportu z realizacji Projektu, przygotowywanych przez JRP;
4. nadzór nad kompletnością i poprawnością dokumentacji przetargowej związanej z realizacją projektu, w tym akceptacja dokumentów na każdym etapie prowadzenia procedur przetargowych. Przedkładanie MAO do ostatecznej akceptacji dokumentacji przetargowej związanej z realizacją projektu;
5. nadzór nad kompletnością i poprawnością umów na dostawy, usługi i roboty budowlane związane z realizacją projektu i przedkładanie do akceptacji MAO
6. nadzór nad prawidłową współpracą pomiędzy JRP a Wykonawcami;
7. współpraca przy realizacji Projektu z MAO, Koordynatorem ds. finansowych, Inspektorem Nadzoru, Radcą prawnym oraz z Wykonawcami;
8. informowanie MAO o zgłoszonych przez członków JRP istotnych zagrożeniach mających wpływ na właściwe wykonanie projektu oraz przedkładanie propozycji rozwiązań;
9. organizowanie spotkań JRP w toku realizacji Projektu;
10. organizowanie okresowych spotkań w trakcie realizacji poszczególnych inwestycji w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, sporządzanie i uzgadnianie ze stronami protokołów z tych spotkań i przekazywanie ich wszystkim uczestnikom spotkania;
11. zapewnienie możliwości kontroli dokumentacji dotyczącej Projektu upoważnionym instytucjom;
12. występowanie z wnioskami organizacyjnymi i personalnymi dotyczącymi pracowników JRP do MAO i Zarządu Spółki;
13. monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji Projektu oraz zgodności realizacji Projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a w szczególności z zasadami określonymi dla projektów zatwierdzonych w ramach Funduszu Spójności oraz wymogami Instytucji Wdrażającej;
14. proponowanie składu członków Komisji Przetargowej do zatwierdzenia MAO;
15. nadzór nad przygotowaniem wniosku beneficjenta o płatność (wniosek o zaliczkę z rozliczeniem, zaliczkę bez rozliczania lub o refundację dotacji) i przedkładanie MAO wniosku do zatwierdzenia.

Zadania Koordynatora ds. finansowych

1. prawidłowe rozliczanie zadań ujętych w Umowie o dofinansowanie projektu, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a w szczególności z zasadami określonymi dla projektów zatwierdzonych w ramach Funduszu Spójności oraz wymogami Instytucji Wdrażającej;
2. monitorowanie finansowe projektu zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej, Harmonogramami Realizacji Projektu, Planami finansowania Projektu, Wykazami Przetargów, Harmonogramem Procedur Przetargowych;
3. przygotowanie i aktualizacja Planu wystąpień o środki;
4. sprawdzanie poprawności faktur i rachunków wystawianych przez Wykonawców pod względem rachunkowym i pod względem formalnym;
5. opracowywanie danych (w tym przekazywanych przez Inspektora Nadzoru w zakresie monitoringu finansowego;
6. podejmowanie działań w zakresie zapewnienia środków na uzupełnienie wkładu własnego;
7. sygnalizowanie Inżynierowi Koordynatorowi Projektu zagrożenia płynności finansowej projektu i zgłaszanie wszelkich uwag w zakresie dostrzeżonych nieprawidłowości oraz przedkładanie propozycji rozwiązań;
8. monitorowanie operacji finansowych na rachunku bankowym projektu;
9. akceptacja i monitorowanie poprawności form wnoszonych przez Wykonawców wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umowy;
10. monitorowanie zabezpieczeń środków z FS oraz zaciągniętych ewentualnych pożyczek i kredytów oraz związanych z nimi dokumentów;
11. monitorowanie przygotowania dokumentów niezbędnych do zawarcia umów pożyczek płatniczych i inwestycyjnych;
12. monitorowanie terminowości wpłat transz ewentualnych pożyczek i kredytów na konto Projektu;
13. terminowe przygotowanie wniosków o płatność wraz z dokumentami finansowo – księgowymi;
14. sporządzanie raportów i sprawozdań finansowych na potrzeby IW, Inżyniera Koordynatora Projektu, MAO, Zarządu Spółki oraz instytucji zewnętrznych;
15. przygotowywanie dokumentów na potrzeby audytów finansowych zewnętrznych;
16. przechowywanie dokumentów dotyczących audytów finansowych;
17. monitorowanie realizacji zawartych umów w sprawie zamówień publicznych pod względem finansowym;
18. prowadzenie korespondencji w zakresie prowadzonych spraw;
19. szacowanie wszelkich dodatkowych kosztów niekwalifikowanych niezbędnych do poniesienia przez Spółkę;
20. niezwłoczne przekazywanie dokumentów finansowych dotyczących Kontraktów do Działu Księgowości i Kasy;
21. ścisła współpraca z Działem Księgowości Spółki w wymaganym zakresie realizacji zadań JRP;
22. przygotowanie kompletu dokumentów finansowych do archiwizacji zgodnie z obowiązującym prawem polskim i wspólnotowym w zakresie Projektu,
23. Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Inżyniera Koordynatora Projektu i MAO.

Zadania Radcy Prawnego

1. weryfikacja i opiniowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w tym umów w zakresie formalno-prawnym dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówień publicznych w ramach Projektu;
2. obsługa w zakresie przygotowania i przeprowadzenia zamówień publicznych, szczególnie w zakresie środków ochrony prawnej;
3. zatwierdzanie i opiniowanie pism wymagających interpretacji przepisów prawnych;
4. przygotowywanie wszelkich analiz i opinii prawnych związanych z Projektem;
5. doradztwo prawne i reprezentowanie Beneficjenta w postępowaniach wszczętych na skutek wnoszenia przez Wykonawców odwołań – w ramach prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
6. reprezentowanie beneficjenta w sporach z Wykonawcami powstałych w związku z realizacją zawartych umów, w tym w postępowaniach sądowych;
7. nadzór nad kompletnością i poprawnością dokumentacji przetargowej związanej z realizacją projektu; nad zgodnością dokumentacji z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a w szczególności z zasadami określonymi dla projektów zatwierdzonych w ramach Funduszu Spójności oraz wymogami Instytucji Wdrażającej;
8. ewidencja i przygotowywanie uchwał Zarządu w sprawach dotyczących Projektu;
9. współpraca przy realizacji zadań z MAO, Inżynierem Koordynatorem Projektu, Inspektorem Nadzoru, Koordynatorem ds. finansowych;
10. zgłaszanie MAO oraz Inżynierowi Koordynatorowi Projektu wszelkich uwag w zakresie dostrzeżonych nieprawidłowości oraz przedkładanie propozycji rozwiązań.

Zadania Inspektora Nadzoru

1. przygotowanie pod względem merytorycznym dokumentacji przetargowej -SIWZ dla robót budowlanych;
2. zweryfikowanie dokumentacji projektowej dostarczonej przez Zamawiającego w celu sprawdzenia wzajemnej zgodności i kompletności poszczególnych elementów składających się na dokumentację, w zakresie przygotowania do postępowania przetargowego i realizacji robót;
3. przeprowadzenie inspekcji terenu budowy w celu sprawdzenia zgodności dokumentacji projektowej ze stanem istniejącym;
4. wskazanie ewentualnych błędów w dostarczonej dokumentacji oraz interpretacja wpływu błędu na Projekt i zaproponowanie konkretnych zmian (rozwiązań);
5. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad prawidłową realizacją zadań zgodnie z Decyzją i Umową o dofinansowanie projektu, dokumentacją techniczną dla prowadzonych inwestycji, Prawem budowlanymi i zasadami sztuki budowlanej;
6. bezpośrednia współpraca przy realizacji zadań z Wykonawcami oraz współpraca z Inżynierem Koordynatorem Projektu, MAO, Koordynatorem ds. finansowych, Radcą Prawnym oraz z Wykonawcami,
7. nadzór nad Wykonawcami w celu zapewnienia prawidłowego monitoringu technicznego Projektu;
8. przekazanie Wykonawcom Robót Budowlanych zarejestrowanego Dziennika Budowy wraz z wypełnioną kartą tytułową i wpisami o podjęciu funkcji inspektora nadzoru;
9. sporządzenie i przekazanie Wykonawcom Robót Budowlanych zatwierdzonego przez Zamawiającego wzoru Raportu o postępie prac oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego;
10. potwierdzanie pobytów autorów projektu w ramach ewentualnych nadzorów autorskich;
11. weryfikacja w zakresie merytorycznym projektów umów zawieranych przez Wykonawców Robót Budowlanych z podwykonawcami i rekomendowanie zgody albo odmowy zgody na zawarcie przez Wykonawcę Robót Budowlanych umowy z podwykonawcą zgodnie z art. 647(1) Kodeksu cywilnego;
12. zatwierdzanie zmian osób wykonujących zamówienie oraz podwykonawców zaproponowanych przez Wykonawcę robót budowlanych po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego;
13. nadzór, aby Roboty wykonywane były przy zachowaniu należytego poziomu ochrony zdrowia i bezpieczeństwa;
14. monitorowanie zagrożeń dla środowiska wynikających z raportów z oceny oddziaływania na środowisko w zakresie sposobu prowadzenia robót;
15. sprawdzanie wykonania robót i powiadamianie Wykonawców Robót Budowlanych o wykrytych wadach oraz poświadczanie usunięcia wad przez Wykonawców, a także ustalanie wspólnie z wykonawcą rodzaju i zakresu robót koniecznych do usunięcia wad;
16. przygotowywanie niezbędnych danych w części technicznej w zakresie rzeczowego zaawansowania realizacji inwestycji;
17. przygotowywanie niezbędnych danych rzeczowo – finansowych w celu przygotowania wniosku o płatność do IW przez Koordynatora ds. finansowych;
18. Składanie do Inżyniera Koordynatora Projektu raportów z postępów prac oraz płatności zgodnie z wymaganiami Zamawiającego z uwzględnieniem zasad monitorowania wymaganych przez instytucje finansujące przedmiotowy kontrakt
19. W razie konieczności przygotowanie programów naprawczych w celu łagodzenia wszelkich niekorzystnych zmian dotyczących jakości, kosztów i terminów realizacji Kontraktu;
20. Informowanie Inżyniera Koordynatora Projektu o wszystkich występujących problemach oraz problemach przewidywanych i podejmowanych działaniach zapobiegawczych lub/i naprawczych dla ich przezwyciężenia
21. udział w prowadzonych próbach rozruchowych, rozruchach, w odbiorach częściowych, odbiorach robót zanikających, końcowych i pogwarancyjnych zadań realizowanych w ramach Projektu;
22. Ocena i weryfikacja propozycji robót dodatkowych i zmian przedstawionych przez Wykonawców Robót Budowlanych w zakresie finansowym i rzeczowym oraz przedłożenie do decyzji Zamawiającego
23. Sprawdzanie i akceptacja przejściowych i końcowych oświadczeń Wykonawców robót budowlanych o wykonaniu robót
24. Sprawdzanie i akceptacja pod względem merytorycznym faktur VAT wystawianych przez Wykonawców robót budowlanych do zapłaty przez Zamawiającego wraz z niezbędnymi załącznikami oraz dokonywanie wszelkich niezbędnych opisów,
25. Prowadzenie dokumentacji audio-wizualnej z realizacji Kontraktu w odstępach miesięcznych, w ilości niezbędnej, w formie filmów i zdjęć cyfrowych. Filmy i zdjęcia będą szczegółowo opisane i zarchiwizowane w formacie cyfrowym (nośnik DVD);
26. dokonywanie rozliczeń poszczególnych zadań inwestycyjnych pod względem technicznym; potwierdzanie obmiarów robót wykonywanych przez Wykonawców;
27. nadzór nad montażem i utrzymaniem w trakcie trwania umowy w należytym stanie tablic informacyjnych;
28. udział jako doradca techniczny podczas ewentualnych kontroli Właściwego Inspektora Nadzoru Budowlanego lub innych uprawnionych organów;
29. Udzielanie Wykonawcom Robót Budowlanych pomocy w zakresie uzyskiwania wszelkich koniecznych dokumentów i pozwoleń tj. weryfikacji przygotowanych dokumentów, wniosków administracyjnych, sprawdzania ich kompletności, bieżącego informowania Wykonawcy Robót o obowiązujących przepisach i procedurach formalno-prawnych i administracyjnych (ze szczególnym uwzględnieniem zmian wprowadzanych do obowiązujących przepisów);
30. udział w rozwiązywaniu wszelkiego rodzaju skarg i roszczeń osób trzecich wynikłych podczas realizacji Kontraktów na Roboty Budowlane;
31. dopilnowanie zabezpieczenia przez Wykonawcę robót placu budowy w przypadku odstąpienia od realizacji Kontraktu na Roboty Budowlane;
32. rozliczenie Kontraktu na Roboty Budowlane w przypadku odstąpienia od jego realizacji przez Wykonawcę;
33. udział w przekazaniu przez Wykonawców Robót Budowlanych wykonanych obiektów do eksploatacji;
34. sprawdzenie wymaganej dokumentacji i oświadczeń Wykonawców Robót Budowlanych w celu uzyskania pozwoleń na użytkowanie obiektów (dla których pozwolenie na użytkowanie jest wymagane) oraz współdziałanie przy uzyskaniu tych pozwoleń;
35. sprawdzenie dokumentacji powykonawczej, jej zatwierdzenie a następnie dostarczenie jej Zamawiającemu w formie ustalonej z Zamawiającym;
36. bieżące dokonywanie przeglądów placów budowy pod względem bezpieczeństwa prowadzonych robót, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości niezwłoczne poinformowanie Zamawiającego oraz sporządzenie informacji z kontroli do wiadomości Zamawiającego i Wykonawcy robót;
37. niezwłoczne zgłaszanie Inżynierowi Koordynatorowi Projektu wszelkich uchybień i zagrożeń dotyczących realizacji inwestycji oraz przedkładanie propozycji rozwiązań;
38. wstrzymywanie prac wykonywanych niezgodnie ze sztuka budowlaną, posiadających wady oraz wydawanie poleceń Wykonawcy w celu usunięcia wad i nieprawidłowości
39. przygotowywanie korespondencji tematycznej;
40. monitorowanie realizacji umów pod względem technicznym;
41. monitorowanie rzeczowe postępu w realizacji Projektu oraz zgodności realizacji Projektu z przepisami prawa krajowego, w tym Prawa budowlanego, a także zgodnie z zasadami określonymi dla projektów zatwierdzonych w ramach Funduszu Spójności oraz wymogami Instytucji Wdrażającej;
42. sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym
43. Na etapie po zakończeniu realizacji robót budowlanych:
    • rekomendowanie zwrotu gwarancji wykonania,
    • udział w przeglądach gwarancyjnych,
    • sporządzenie Raportu końcowego z okresu gwarancyjnego na roboty budowlane objęte nadzorem.
44. załatwianie skarg i wniosków w zakresie prowadzonych spraw
45. wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Inżyniera Koordynatora Projektu, MAO i Zarząd Spółki.